De bezem door de data

De feiten die het Internationaal Energie Agentschap in 2023 presenteerde liegen er niet om: sinds 2010 is het aantal internetgebruikers wereldwijd verdubbeld, terwijl het internetverkeer is vervijfentwintigvoudigd. De datacentra en netwerken die nodig zijn voor al dat internetverkeer, verbruiken steeds meer energie. De Amerikaanse bank Morgan Stanley verwacht dat in 2030 alle datacenters wereldwijd 2,5 miljard ton CO₂ zullen uitstoten.

Het is dan ook de hoogste tijd om niet alleen de verwarming lager te zetten en minder vliegreizen te maken, maar ook om ons digitale gedrag eens onder de loep te nemen. Bij de Universiteit Twente (UT) zetten ze de eerste stappen om de digitale voetafdruk te verkleinen. Deels door apparatuur te vervangen, over te stappen naar de ‘cloud’ en door inactieve onderdelen in stand-by-modus te zetten. Maar minstens zo belangrijk is een bewustwordingscampagne gericht op medewerkers om ongebruikte data op te ruimen.

Slapende data

René van Arnhem, hoofd van de afdeling IT Infrastructure & Operations, constateert dat 70 procent van de data bij de UT na zes maanden niet meer wordt benaderd. Dat zijn slapende data, die wél serverruimte, en dus energie, nodig hebben. Twee jaar geleden begon een werkgroep duurzaamheid dan ook met het ontwikkelen van plannen om dataopslag onder de aandacht te brengen. De universiteit sloot zich aan bij de wereldwijde Digital Cleanup Day en startte een campagne. Van Arnhem: “We wilden het dicht bij de mensen houden: wat kun je zelf doen? Kijk eens wat er weg kan op je persoonlijke schijf. Wat is oud en wat staat er dubbel? Welke oude mails kunnen weg? Ook heeft iedereen gigantisch veel foto’s en filmpjes op zijn telefoon staan. Bespreek thuis eens wat er weg kan. Als we dat met z’n allen doen, groeien die data niet meer zo hard als nu.”

Timerfunctie voor bestanden

Na tweemaal aan de Digital Cleanup Day te hebben meegedaan, wordt digitale schoonmaak nu een structureel onderdeel van de duurzaamheidsstrategie van de UT. Daarvoor wordt een speciale webpagina gemaakt met informatie, uitnodigingen voor workshops, handleidingen en filmpjes. Je kunt er een tool downloaden, TreeSize, die helpt met opschonen. Er staan ook tips, zoals: mail geen documenten in een bijlage maar stuur een link, werk in één documentversie en label je bestanden. “In Word kun je bijvoorbeeld een sjabloon kiezen dat een ‘timerfunctie’ heeft. Als de timer afloopt, wordt het bestand gearchiveerd, eventueel met een melding erbij.”

Zo makkelijk mogelijk maken

UT-personeel is over het algemeen erg druk, dus het uitgangspunt is dat het hen zo makkelijk mogelijk moet worden gemaakt. Geen ingewikkelde taal, en ook geen pesterijen. “Je zou ook een melding kunnen instellen voor gebruikers: u moet eerst twintig bestanden verwijderen voordat u een nieuwe kunt opslaan. Maar dat willen we niet. De gebruiker ervaart geen schaarste, en dat willen we ook zo houden.” Het motiveren van medewerkers wordt hierdoor wel een stuk lastiger. Behalve de milieu-impact, zijn tijdwinst en efficiëntie belangrijke argumenten om op te ruimen, denkt Van Arnhem. “Hoe minder data je hebt, hoe makkelijker ze te vinden zijn. Als je in je garage eerst 33 dozen moet openen of opzijschuiven voordat je iets kunt vinden, kost dat veel tijd. Opschonen is dus niet alleen goed voor het milieu, het zorgt er ook voor dat je je werk beter kunt doen.”

Door Amanda Verdonk